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Grundsteuerbewertung: Neue Vorschriften auch verfassungswidrig?

Sind auch die (neuen) Vorschriften zur Bewertung der Grundsteuer verfassungswidrig? Entschieden ist diese Frage noch nicht, aber es tut sich etwas. Blickt man allein auf die Feststellung des Grundsteuerwerts zum 1.1.2022 nach dem Bundesmodell, dann ist u. a. beim Finanzgericht Berlin-Brandenburg eine Klage anhängig (Az. 3 K 3142/23). Zudem hat das Finanzgericht Rheinland-Pfalz zwei Eilanträgen stattgegeben. Die Verwaltung hat Beschwerde eingelegt (Az. beim BFH: II B 78/23 [AdV] und II B 79/23 [AdV]).


Grundfreibetrag, Unterhaltshöchstbetrag und Kinderfreibetrag sollen erhöht werden

Die Bundesregierung will den steuerlichen Grundfreibetrag, bis zu dessen Höhe keine Einkommensteuer gezahlt werden muss, und den Kinderfreibetrag stärker anheben als zunächst geplant. Bundesfinanzminister Christian Lindner hält dies trotz der angespannten Lage für geboten.

Hintergrund

Durch das Inflationsausgleichsgesetz (wurde bereits 2022 im Bundesgesetzblatt verkündet) steigt der Grundfreibetrag zum 1.1.2024 von 10.908 EUR auf 11.604 EUR. Nach den neuen Plänen soll eine weitere Erhöhung erfolgen – und zwar auf 11.784 EUR.

Beachten Sie | Da der Unterhaltshöchstbetrag dem Grundfreibetrag entspricht, würde sich eine Erhöhung auch hier auswirken.

Nach dem Inflationsausgleichsgesetz beträgt der Kinderfreibetrag pro Kind und Elternteil im Jahr 2024 3.192 EUR. Bei einer steuerlichen Zusammenveranlagung verdoppelt sich der Betrag (6.384 EUR). Auch hier plant Lindner eine Erhöhung auf 6.612 EUR.

Quelle | FDP: Wir entlasten die arbeitende Mitte, Mitteilung vom 5.12.2023; Inflationsausgleichsgesetz, BGBl I 2022, S. 2230


Personengesellschaften: Unsicherheiten bei der Grunderwerbsteuer sind beseitigt

Durch das Gesetz zur Modernisierung des Personengesellschaftsrechts (MoPeG) wurde das Recht der Personengesellschaften mit Wirkung zum 1.1.2024 reformiert. Dadurch entstanden Unsicherheiten bei der Grunderwerbsteuer, die nun aber durch das Kreditzweitmarktförderungsgesetz „vom Tisch sind“.

Hintergrund

Durch das MoPeG erfolgen mit Wirkung ab 2024 wesentliche zivilrechtliche Änderungen für Gesellschaften des bürgerlichen Rechts und für weitere Personengesellschaften. Wie bei den Kapitalgesellschaften erfolgt ab dem 1.1.2024 eine strikte Trennung der Vermögenssphären zwischen Personengesellschaft und Gesellschafter.

Beachten Sie | Die durch das MoPeG erfolgten Änderungen haben insbesondere auch Auswirkungen auf die Grunderwerbsteuer.

Durch das Wachstumschancengesetz sollte der Status quo mit seiner unterschiedlichen grunderwerbsteuerrechtlichen Behandlung von Personen- und Kapitalgesellschaften (insbesondere im Bereich der Steuervergünstigungen der §§ 5 und 6 des Grunderwerbsteuergesetzes (GrEStG)) beibehalten werden. Es war vorgesehen, dass Personengesellschaften für Zwecke der Grunderwerbsteuer weiterhin als Gesamthand fingiert werden – und zwar zunächst befristet für das Jahr 2024. Dadurch sollte Zeit gewonnen werden, um den Anpassungsbedarf des Grunderwerbsteuergesetzes zwischen der Bundesregierung und den Ländern beraten zu können.

Doch nun gab es ein Problem: Denn der Bundesrat hatte das Wachstumschancengesetz im November 2023 gestoppt. Es wurde der Vermittlungsausschuss angerufen. Da im Jahr 2023 keine Einigung mehr erzielt werden konnte, drohte bei entsprechenden grunderwerbsteuerlichen Sachverhalten ab dem 1.1.2024 der Worst-Case-Fall, d. h. eine Besteuerung.

Dies konnte jedoch verhindert werden, weil die notwendigen Anpassungen nun im Kreditzweitmarktförderungsgesetz vorgenommen wurden. Damit bleibt (vorerst) alles beim Alten. Beispielsweise kann der Sohn in ein Einzelunternehmen aufgenommen werden und mit seinem Vater künftig eine OHG begründen, ohne dass durch diesen Übertragungsvorgang bei dem Betriebsgrundstück Grunderwerbsteuer ausgelöst würde.

Beachten Sie | Erfreulich ist, dass der Gesetzgeber die zunächst beabsichtigte Übergangsfrist von einem Jahr auf drei Jahre verlängert hat. Demzufolge bleiben die grunderwerbsteuerlichen Vergünstigungen zumindest bis Ende 2026 erhalten.

Weiterführende Hinweise

Zwei weitere zeitkritische Regelungen aus dem Wachstumschancengesetz wurden ebenfalls durch das Kreditzweitmarktförderungsgesetz umgesetzt:

  • Insbesondere zur Reduzierung des Vollzugsaufwands in der Finanzverwaltung wurde auf die Besteuerung der sogenannten Dezemberhilfe 2022 für Gas und Fernwärme verzichtet. Demzufolge wurden die §§ 123 bis 126 des Einkommensteuergesetzes (EStG) aufgehoben.
  • Zudem waren bei der Zinsschrankenregelung Anpassungen erforderlich. Denn die Zinsabzugsbeschränkung (§ 4h EStG und § 8a des Körperschaftsteuergesetzes) musste bis zum 31.12.2023 an die Vorgaben der ATAD (Anti-Tax-Avoidance-Directive) angepasst werden.

Quelle | Kreditzweitmarktförderungsgesetz, BGBl I 2023, Nr. 411


Zum Umfang der erbschaftsteuerlichen Befreiung eines Familienheims

Nur die Grundfläche des mit dem Familienheim bebauten Flurstücks oder bei größeren Flurstücken eine angemessene Zubehörfläche unterfällt dem verfassungsrechtlichen Schutz des gemeinsamen familiären Lebensraums und ist erbschaftsteuerlich begünstigt. Dies hat das Finanzgericht Niedersachsen jüngst entschieden.

Hintergrund: Die vom Erblasser zuvor selbst genutzte Wohnimmobilie kann erbschaftsteuerfrei vererbt werden, wenn das Familienheim vom Ehegatten weitere zehn Jahre lang bewohnt wird. Erben Kinder oder Enkel (verstorbener Kinder), ist darüber hinaus zu beachten, dass die Steuerbefreiung auf eine Wohnfläche von 200 qm begrenzt ist.

Sachverhalt

Im Streitfall hatte der Sohn von seinem Vater sechs Flurstücke geerbt. Fünf dieser Flurstücke waren nach § 890 BGB zusammengefasst als ein Grundstück im Grundbuch vereinigt. Es bestand die Besonderheit, dass das für die Bewertung zuständige Finanzamt drei der fünf im Grundbuch vereinigten Flurstücke in einem Bescheid zusammengefasst und für diese einen Gesamtwert festgestellt hatte. In der Erläuterung des Bescheids hatte das Bewertungs-Finanzamt ausgeführt, dass die Steuerbefreiung für das Familienheim ggf. nur für das eine Flurstück zu gewähren sei, auf dem das Haus steht.

So sah es auch das für die Erbschaftsteuer zuständige Finanzamt. Es übernahm in den Erbschaftsteuerbescheid nicht den festgestellten Gesamtwert für die drei Flurstücke, sondern rechnete aus dem Gesamtwert den Wert des mit dem Einfamilienhaus bebauten Flurstücks heraus. Nur hierfür gewährte es die Steuerbefreiung.

Der Sohn begehrte hingegen die Steuerbefreiung für den gesamten vom Bewertungs-Finanzamt festgestellten Grundbesitzwert (also für alle drei Flurstücke) – jedoch zu Unrecht, wie nun das Finanzgericht Niedersachsen befand.

Das Finanzgericht Niedersachsen folgte vorliegend weder der zivilrechtlichen Sichtweise (Zusammenfassung von fünf Flurstücken im Grundbuch) noch der vom Bewertungs-Finanzamt vorgenommenen Grundstücksbewertung, die drei Flurstücke umfasste.

Die Richter vertraten vielmehr die Ansicht, dass das Erbschaftsteuer-Finanzamt zu Recht nur das tatsächlich mit dem Familienheim bebaute Flurstück von der Steuer befreit hatte. Da die Befreiungsnorm restriktiv auszulegen ist, ist die Steuerbefreiung auf eine vorhandene katastermäßig kleinere Grundstücksfläche (und sollte diese nicht gegeben sein, ggf. auf eine Teilfläche) zu begrenzen. Den Hintergrund der restriktiven Auslegung der Norm sah das Gericht in einer möglichen Doppelbegünstigung naher Familienmitglieder durch hohe Freibeträge einerseits und die Freistellung des Familienheims andererseits.

Beachten Sie | Wegen der grundsätzlichen Bedeutung der Rechtssache hat das Finanzgericht die Revision zugelassen, die inzwischen anhängig ist. Es bleibt daher abzuwarten, wie sich der Bundesfinanzhof zu dieser Frage positioniert.

Quelle |FG Niedersachsen, Urteil vom 12.7.2023, Az. 3 K 14/23, Rev. BFH: Az. II R 27/23, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 237728; FG Niedersachsen, Newsletter 10/2023 vom 20.9.2023


Privatschulbesuch: Kosten für hochbegabtes Kind keine außergewöhnlichen Belastungen

Für das Finanzgericht Münster sind Aufwendungen für den Privatschulbesuch eines hochbegabten Kindes keine außergewöhnlichen Belastungen.

Sachverhalt

Die Tochter der Steuerpflichtigen besuchte ein Internatsgymnasium. Der Amtsarzt hatte zuvor eine Hochbegabung und ständige schulische Unterforderung mit der Folge behandlungsbedürftiger psychosomatischer Beschwerden festgestellt. Aus gesundheitlichen Gründen hatte er den Besuch einer Schule mit individuellen, an die Hochbegabung angepassten Fördermöglichkeiten dringend befürwortet.

Das Finanzamt sah die amtsärztliche Stellungnahme nicht als amtsärztliches Gutachten i. S. des § 64 Abs. 1 Nr. 2 der Einkommensteuer-Durchführungsverordnung an und lehnte den Kostenabzug bei der Einkommensteuer ab.

Ungeachtet der Nachweisproblematik sah auch das Finanzgericht Münster die Kosten nicht als unmittelbare Krankheitskosten an. Aufwendungen für den Besuch einer Privatschule können nur als Krankheitskosten angesehen werden, wenn der Schulbesuch zum Zwecke der Heilbehandlung erfolgt und dort eine spezielle, unter Aufsicht medizinisch geschulten Fachpersonals durchgeführte Heilbehandlung stattfindet.

Kosten für die schulische Förderung des Kindes wegen einer Hochbegabung sind keine außergewöhnlichen Belastungen, wenn sie nur die sozialen Folgen einer Krankheit betreffen und nur allgemein der Vorbeugung einer psychischen Belastung dienen.

Quelle |FG Münster, Urteil vom 13.6.2023, Az. 2 K 1045/22 E, NZB BFH: Az. VI B 35/23, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 236811


Keine Nachlassverbindlichkeiten: Steuern auf die durch Erben rückwirkend erklärte Betriebsaufgabe

Erklären Erben für den Betrieb des Erblassers rückwirkend die Betriebsaufgabe, sind die daraus resultierenden Steuern bei der Erbschaftsteuer keine steuermindernden Nachlassverbindlichkeiten. So lautet eine Entscheidung des Bundesfinanzhofs.

Hintergrund

Nach § 10 Abs. 5 Nr. 1 des Erbschaftsteuer- und Schenkungsteuergesetzes (ErbStG) sind als Nachlassverbindlichkeiten abzugsfähig: Die vom Erblasser herrührenden Schulden, soweit sie nicht mit einem zum Erwerb gehörenden (Anteil an einem) Gewerbebetrieb oder (Anteil an einem) Betrieb der Land- und Forstwirtschaft in wirtschaftlichem Zusammenhang stehen und bereits bei der Bewertung der wirtschaftlichen Einheit berücksichtigt worden sind.

Merke | Bei einem Erwerb von Todes wegen können sich auch Steuerschulden aus der Veranlagung des Erblassers für das Todesjahr bereicherungsmindernd auswirken, obwohl sie beim Erbfall noch nicht rechtlich entstanden waren. Denn der Erbe hat diese Steuerschulden zu tragen. Entscheidend für den Abzug der Steuerschulden ist jedoch, dass der Erblasser in eigener Person und nicht etwa der Erbe als Gesamtrechtsnachfolger steuerrelevante Tatbestände verwirklicht hat und deshalb „für den Erblasser“ als Steuerpflichtigen eine Steuer entsteht.

Sachverhalt und Entscheidung

Im Streitfall hatten die Erben die Aufgabe des Betriebs der Land- und Forstwirtschaft rückwirkend auf einen Zeitpunkt vor dem Tod des Erblassers erklärt (§ 16 Abs. 3b S. 2 des Einkommensteuergesetzes (EStG)) und die dadurch anfallende Einkommensteuer als Nachlassverbindlichkeit bei der Festsetzung der Erbschaftsteuer geltend gemacht – allerdings zu Unrecht, wie der Bundesfinanzhof nun aktuell entschieden hat.

In einem solchen Fall können die Erben die Einkommensteuer, die auf den Aufgabegewinn entsteht und die damit in Zusammenhang stehenden Nebensteuern nicht als Nachlassverbindlichkeiten in Abzug bringen. Zwar handelt es sich bei der mit Ablauf des Veranlagungszeitraums entstandenen Einkommensteuer um diejenige des Erblassers für sein Todesjahr; jedoch entsteht der Aufgabegewinn nach § 16 Abs. 3 EStG erst durch die Aufgabeerklärung der Erben.

Beachten Sie | Der Erblasser selbst hatte keine Aufgabeerklärung abgegeben, sodass im Todeszeitpunkt ein Betrieb auf die Erben überging. Folglich war erst die Aufgabeerklärung der Erben die entscheidende Ursache für die rückwirkende Betriebsaufgabe und die hierdurch entstandene Einkommensteuer zuzüglich der Nebensteuern. Die durch die Aufgabeerklärung begründeten Steuern wurden somit nicht vom Erblasser, sondern von den Erben ausgelöst.

Quelle |BFH-Urteil vom 10.5.2023, Az. II R 3/21, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 237545


Wachstumschancengesetz vorerst gestoppt: Vermittlungsausschuss angerufen

Das „Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness (Wachstumschancengesetz)“ wurde am 17.11.2023 vom Deutschen Bundestag verabschiedet. Nur eine Woche später stand es bereits auf der Tagesordnung des Bundesrats. Eine Zustimmung erfolgte aber nicht, u. a. wurde die ungleiche Verteilung der Lasten zwischen Bund und Ländern kritisiert. Das Wachstumschancengesetz geht nun in den Vermittlungsausschuss. Das Ergebnis stand bei Redaktionsschluss noch nicht fest.

Zum Hintergrund: Das Gesetzespaket beinhaltet zahlreiche steuerrelevante Neuregelungen und Anpassungen. So sollen u. a. Investitionen in den Klimaschutz durch eine Investitionsprämie gefördert werden und zusätzliche Abschreibungsmöglichkeiten den Mietwohnungsbau beflügeln.


Außergewöhnliche Belastungen: Unterbringung in einer Pflegewohngemeinschaft

Aufwendungen für die krankheits-, pflege- und behinderungsbedingte Unterbringung in einer dem jeweiligen Landesrecht unterliegenden Pflegewohngemeinschaft können steuermindernd als außergewöhnliche Belastung zu berücksichtigen sein. Dies hat der Bundesfinanzhof entschieden.

Sachverhalt

Im Streitfall wohnte der schwerbehinderte (Grad der Behinderung 100) und pflegebedürftige (Pflegegrad 4) Steuerpflichtige gemeinsam mit anderen pflegebedürftigen Menschen in einer Pflegewohngemeinschaft, deren Errichtung und Unterhaltung dem Wohn- und Teilhabegesetz des Landes Nordrhein-Westfalen (WTG NW) unterfiel. Dort wurde er rund um die Uhr von einem ambulanten Pflegedienst und Ergänzungskräften betreut, gepflegt und hauswirtschaftlich versorgt.

Die Aufwendungen für die Unterbringung (Kost und Logis) in der Pflegewohngemeinschaft machte der Steuerpflichtige in seiner Einkommensteuererklärung als außergewöhnliche Belastungen geltend. Das Finanzamt lehnte das allerdings ab, weil diese Aufwendungen nur bei einer vollstationären Heimunterbringung abzugsfähig seien. Das Finanzgericht Köln und der Bundesfinanzhof beurteilten den Sachverhalt jedoch anders.

Der Bundesfinanzhof stellte klar, dass Aufwendungen für die krankheits- oder pflegebedingte Unterbringung in einer dafür vorgesehenen Einrichtung grundsätzlich als außergewöhnliche Belastung abzugsfähig sind.

Dies gilt nicht nur für Kosten der Unterbringung in einem Heim i. S. des § 1 HeimG, sondern auch für Kosten der Unterbringung in einer Pflegewohngemeinschaft, die dem jeweiligen Landesrecht unterfällt. Ausschlaggebend ist allein, dass die Pflegewohngemeinschaft (ebenso wie das Heim) in erster Linie dem Zweck dient, ältere oder pflegebedürftige Menschen oder Menschen mit Behinderung aufzunehmen und ihnen Wohnraum zu überlassen, in dem die notwendigen Betreuungs-, Pflege- und Versorgungsleistungen erbracht werden.

Die Abzugsfähigkeit der Unterbringungskosten knüpft nicht daran an, dass dem Steuerpflichtigen (wie bei der vollstationären Heimunterbringung) Wohnraum und Betreuungsleistungen „aus einer Hand“ zur Verfügung gestellt werden. Ausreichend ist, wenn er als (Mit-)Bewohner einer Pflegewohngemeinschaft neben der Wohnraumüberlassung von externen (ambulanten) Leistungsanbietern (gemeinschaftlich organisiert) Betreuungs-, Pflege- und Versorgungsleistungen in diesen Räumlichkeiten bezieht.

Merke | Allerdings sind auch krankheits- oder pflegebedingt anfallende Kosten nur insoweit abzugsfähig, als sie zusätzlich zu den Kosten der normalen Lebensführung anfallen. Deshalb waren die tatsächlich angefallenen Unterbringungskosten im Streitfall um eine sogenannte Haushaltsersparnis zu kürzen.

Quelle |BFH-Urteil vom 10.8.2023, Az. VI R 40/20, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 237867, BFH, PM Nr. 40/23 vom 19.10.2023


Berücksichtigung früherer Erwerbe bei der Schenkungsteuer: Festgestellter Grundstückswert ist bindend

Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass ein für Zwecke der Schenkungsteuer gesondert festgestellter Grundbesitzwert für alle Schenkungsteuerbescheide bindend ist, bei denen er in die steuerliche Bemessungsgrundlage einfließt. Das gilt auch für die Berücksichtigung früherer Erwerbe nach § 14 Abs. 1 des Erbschaftsteuer- und Schenkungsteuergesetzes (ErbStG), d. h. bei einer Schenkung, die innerhalb von zehn Jahren nach der ersten Schenkung erfolgt.

Sachverhalt

Vater (V) hatte seinem Sohn (S) 2012 einen Miteigentumsanteil an einem Grundstück geschenkt. Das Finanzamt hatte den Grundbesitzwert festgestellt und der Besteuerung zugrunde gelegt. Schenkungsteuer fiel aber nicht an, weil der Grundstückswert (87.392 EUR) unter dem Freibetrag für Kinder (400.000 EUR) lag.

2017 erhielt S von V eine weitere Schenkung i. H. von 400.000 EUR. Da mehrere innerhalb von zehn Jahren von derselben Person anfallende Vermögensvorteile zusammenzurechnen sind
(§ 14 Abs. 1 ErbStG), ermittelte das Finanzamt einen Gesamtbetrag für beide Schenkungen und setzte Schenkungsteuer von rund 10.000 EUR fest. Dabei berücksichtigte das Finanzamt den Vorerwerb mit 87.392 EUR.

S hingegen meinte, dass der damals festgestellte Wert zu hoch und deshalb nun nach unten zu korrigieren sei. Bei der Schenkung in 2012 habe er sich nur deshalb nicht gegen den falschen Grundstückswert gewendet, weil die Schenkungsteuer ohnehin mit 0 EUR festgesetzt worden sei. Erfolgreich war er mit dieser Sichtweise bzw. Begründung aber nicht.

Grundstückswerte sind – im Gegensatz zu Werten sonstiger Schenkungsgegenstände (beispielsweise Geld) – für Zwecke der Schenkungsteuer in einem eigenen Verfahren gesondert festzustellen.

Der festgestellte Wert entfaltet Bindungswirkung für alle Schenkungsteuerbescheide, bei denen er in die Bemessungsgrundlage einfließt. Das gilt auch für die Berücksichtigung eines früheren Erwerbs nach § 14 Abs. 1 ErbStG.

Merke | Hält der Steuerpflichtige den festgestellten Grundstückswert für zu hoch, muss er sich sogleich gegen diese Feststellung wenden. Macht er dies nicht und wird der Bescheid über den festgestellten Wert bestandskräftig, dann kann der Steuerpflichtige die Unrichtigkeit bei den nachfolgenden Schenkungsteuerfestsetzungen nicht mehr mit Erfolg geltend machen.

Quelle |BFH-Urteil vom 26.7.2023, Az. II R 35/21, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 237663; BFH, PM Nr. 39/23 vom 12.10.2023


Wichtige Grundsätze zur Aufbewahrung und Vernichtung von Geschäftsunterlagen

Insbesondere rund um den Jahreswechsel stellt sich regelmäßig die Frage, welche Geschäftsunterlagen vernichtet werden können und welche weiterhin aufzubewahren sind. Grund genug, sich mit dem Thema der Archivierung näher zu beschäftigen.

Gesetzliche Grundlagen und generelle Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungspflichten sind Bestandteil der handelsrechtlichen und steuerlichen Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten. Folglich ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern verpflichtet ist, auch aufbewahrungspflichtig.

Beachten Sie | Die handelsrechtliche Grundlage bildet § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) i. V. mit § 238 HGB. Die entsprechende steuerliche Grundlage stellt insbesondere § 147 Abgabenordnung (AO) dar.

Für Privatbelege besteht grundsätzlich keine Aufbewahrungspflicht. Sie werden aber bei der Einkommensteuerveranlagung im Rahmen der Mitwirkungspflicht benötigt. Zudem sind im Privatbereich zwei Besonderheiten zu beachten:

  • Zweijährige Aufbewahrungsfrist für Rechnungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (§ 14b Abs. 1 S. 5 Umsatzsteuergesetz (UStG)) sowie
  • besondere Aufbewahrungspflichten für Steuerpflichtige, bei denen die Summe der positiven Einkünfte nach § 2 Abs. 1 Nr. 4 bis 7 Einkommensteuergesetz (Überschusseinkünfte) mehr als 500.000 EUR im Kalenderjahr beträgt (§ 147a AO).

Erfreulich ist, dass sich die handels- und die steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten weitestgehend entsprechen. Die folgende Aufzählung zeigt die Aufbewahrungsfristen für wichtige Geschäftsunterlagen:

  • Zehn Jahre lang müssen Unternehmen beispielsweise Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Buchungsbelege aufbewahren. Gleiches gilt für alle Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die diese Belege verständlich machen und erläutern.
  • Sechs Jahre lang müssen z. B. Handels- und Geschäftsbriefe sowie Unterlagen, die für die Besteuerung wichtig sind (z. B. Ein- und Ausfuhrlieferunterlagen, Stundenlohnzettel), aufgehoben werden.

Merke | Nach den Plänen der Bundesregierung sollen die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt werden.

Fristbeginn und mögliche Fristverlängerungen

Die Aufbewahrungsfrist für ein Geschäftsjahr beginnt erst mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzten Unterlagen entstanden sind oder die letzten Aufzeichnungen (insbesondere Buchungen) vorgenommen wurden (§ 257 Abs. 5 HGB bzw. § 147 Abs. 4 AO).

Beispiel

Eine GmbH hat den Jahresabschluss für 2012 im Mai 2013 aufgestellt und dem Finanzamt übermittelt.

Die Aufbewahrungsfrist läuft ab dem 31.12.2013. Beträgt die Aufbewahrungsdauer zehn Jahre, endet die Aufbewahrungsfrist somit am 31.12.2023. Ab Januar 2024 können die entsprechenden Unterlagen also grundsätzlich vernichtet werden.

Aber nicht nur bei der Bestimmung des Fristbeginns ist Sorgfalt geboten, sondern auch am Fristende müssen mögliche Verlängerungen im Auge behalten werden. So können vor allem folgende Sachverhalte zu einer Verlängerung der Aufbewahrungsfrist bzw. zur Verschiebung der Aktenvernichtung führen:

  • noch nicht abgeschlossene Außenprüfungen,
  • noch nicht abgelaufene Festsetzungsfristen,
  • anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Verfahren,
  • Vorläufigkeit von Steuerfestsetzungen gemäß § 165 AO oder
  • laufende Anträge an das Finanzamt.

Beachten Sie | Für die zu erwartenden Aufwendungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist sowohl handels- als auch steuerrechtlich eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden, da hierfür eine öffentlich-rechtliche Aufbewahrungspflicht besteht. Die Grundsätze zur Ermittlung der Rückstellung hat die Oberfinanzdirektion Niedersachsen 2015 umfangreich dargelegt.

Verletzung der Aufbewahrungspflichten

Wie bei der Verletzung von Aufzeichnungspflichten ist das Finanzamt auch bei der Verletzung der Aufbewahrungsfristen grundsätzlich zur Schätzung nach § 162 AO berechtigt. Ausnahmen gelten nur für höhere Gewalt wie Feuer, Hochwasser etc.

Das Handelsrecht schreibt keinen bestimmten Ort für die Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen vor. Bei der Führung der Handelsbücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muss jedoch insbesondere sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können (§ 239 Abs. 4 HGB).

Das Steuerrecht verlangt die Aufbewahrung der Unterlagen grundsätzlich in Deutschland (§ 146 Abs. 2 AO). Die möglichen Ausnahmen für eine Aufbewahrung im Ausland sind in § 146 Abs. 2a und Abs. 2b AO geregelt.

Merke | Sollen Unterlagen elektronisch aufbewahrt werden, sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu beachten. Die GoBD sind in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums aus 2019 aufgeführt.

Beachten Sie | Rechnungen und Kassenzettel auf Thermopapier haben den Nachteil, dass die Schrift schnell verblasst und dann häufig nicht mehr lesbar ist. Thermobelege sollten daher zeitnah kopiert und systematisch abgeheftet werden.

Quelle | Eckpunkte der Bundesregierung für ein weiteres Bürokratieentlastungsgesetz, PM des BMJ vom 30.8.2023; OFD Niedersachsen 5.10.2015, Az. S 2137 – 106 – St 221/St 222; GoBD: BMF-Schreiben vom 28.11.2019, Az. IV A 4 – S 0316/19/10003 :001


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