Verwenden Einzelhändler eine PC-Kasse, die detaillierte Informationen zu den einzelnen Barverkäufen aufzeichnet und diese dauerhaft speichert, dann kann der Betriebsprüfer im Rahmen einer Außenprüfung auch auf die Kassendaten zugreifen. Dies hat der Bundesfinanzhof in drei zu Apotheken ergangenen Urteilen entschieden.

Für bare Kasseneinnahmen hatte der Bundesfinanzhof in einer Entscheidung aus 1966 klargestellt, dass der nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfall nicht nur der am Tagesende insgesamt vereinnahmte Betrag (Tageslosung) ist. Gleichzeitig hatte er aber auch angeführt, dass die GoB nur eine Einzelaufzeichnung der Kassenvorgänge im Rahmen des nach Art und Umfang des Geschäftes Zumutbaren verlangen.

Demzufolge hatte der Bundesfinanzhof die Einzelaufzeichnungspflicht für Einzelhandelsgeschäfte – in Unternehmen, in denen Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden – dahingehend eingeschränkt, dass die baren Betriebseinnahmen grundsätzlich nicht einzeln aufgezeichnet werden müssen.

Wer aber, so der Bundesfinanzhof in den aktuellen Urteilen, ein Kassensystem benutzt, das alle Kassenvorgänge einzeln aufzeichnet und speichert, der verzichtet auf diese Erleichterung und kann sich nachträglich nicht auf die Unzumutbarkeit der Aufzeichnungsverpflichtung berufen. Der Betriebsprüfer kann dann bei einer Außenprüfung auf die Kasseneinzeldaten zugreifen.

Praxishinweise

Besteht das Datenzugriffsrecht, ist indes zu prüfen, ob die Anforderung im Einzelfall ermessensgerecht ist. Da vorliegend keine Ermessensfehler geltend gemacht wurden, hat sich der Bundesfinanzhof hiermit nur am Rande beschäftigt und ausgeführt, dass hierfür keine Anzeichen bestanden.

Zur Ermessensausübung ist aber auch auf ein Urteil des Finanzgerichts Münster hinzuweisen. Dort hatte der Außenprüfer die Daten des Warenwirtschaftssystems auch in elektronisch aufbereiteter Form als Excel-Datei verlangt. Die Apothekeninhaberin setzte das Excel-Programmmodul aber gar nicht ein. Das Finanzgericht wies das Verlangen daher als ermessenswidrig zurück.

Im Hinblick auf berufliche Verschwiegenheitspflichten führt der Bundesfinanzhof Folgendes aus: Soweit der Steuerpflichtige meint, dass einzelne Daten nicht steuerrelevant seien, muss er sie selektieren. Patientenbezogene Daten, deren Herausgabe er verweigern darf, muss er selbst entfernen. Ist das nicht möglich, kann der Steuerpflichtige den Zugriff nicht aus diesem Grund verweigern. Er trägt damit die Verantwortung und das Risiko, wenn steuer- und nicht steuerrelevante Daten vermengt sind.

Quelle | BFH-Urteile vom 16.12.2014, Az. X R 42/13; Az. X R 29/13, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 176197; Az. X R 47/13, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 176198; BFH-Urteil vom 12.5.1966, Az. IV 472/60; FG Münster, Urteil vom 7.11.2014, Az. 14 K 2901/13 AO

Es wurde lange diskutiert und nachgebessert. Im November letzten Jahres hat das Bundesfinanzministerium (endlich) das Schreiben zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht. Im Folgenden wird ein Überblick über die 37 Seiten umfassende Verwaltungsanweisung gegeben.

Anwendungszeitpunkt und Inhalt

Die GoBD gelten für Veranlagungszeiträume, die nach dem 31.12.2014 beginnen. Sie lösen die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ vom 7.11.1995 und die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ vom 16.7.2001 ab.

Die neuen GoBD sind sehr umfangreich. Es geht u.a. um die zeitgerechte Erfassung von Geschäftsvorfällen, Unveränderbarkeit der Buchungen und Daten, Aufbewahrung von (digitalen) Unterlagen sowie die Verfahrensdokumentation digitaler Abläufe.

Wer ist betroffen?

Wesentliche Teile der GoBD gelten nicht nur für buchführungspflichtige Unternehmer. Auch Einnahmen-Überschussrechner müssen Aufzeichnungen und Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Abgabenordnung aufbewahren. Ferner können sich Aufbewahrungspflichten auch aus anderen Rechtsnormen (z.B. § 14b Umsatzsteuergesetz) ergeben.

Beachten Sie | Es gibt keinen klar definierten Umfang für die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Begründet wird dies mit Divergenzen in den betrieblichen Abläufen sowie mit der Tatsache, dass verschiedenartige Buchführungs- und Aufzeichnungssysteme verwendet werden.

Zeitgerechte Aufzeichnungen

Die GoBD enthalten wichtige Ausführungen zur zeitgerechten Aufzeichnung (beispielsweise sollen Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festgehalten werden). Das DStV-Verbändeforum EDV hat weitere Vorgaben wie folgt zusammengeführt:

Bei unbaren Geschäftsvorfällensind Belege innerhalb von zehn Tagen nach Eingang oder Entstehung beim Steuerpflichtigen gegen Verlust zu sichern. Dies kann durch geordnete Ablage, durch zeitgerechte unveränderliche Erfassung in Grund(buch)aufzeichnungen oder durch Scannen erfolgen. Werden Eingangsrechnungen nicht innerhalb von acht Tagen bzw. innerhalb ihrer gewöhnlichen Durchlaufzeit beglichen, sind sie kontokorrentmäßig zu erfassen.

Erfolgt die Erfassung der Geschäftsvorfälle in den Büchern bzw. in den Aufzeichnungen der Nichtbuchführungspflichtigen nicht laufend, sondern periodenweise (z.B. monatliche Auftragsbuchhaltung), müssen vorher Sicherungsmaßnahmen (siehe oben) ergriffen werden und die Erfassung muss innerhalb des folgenden Monats erfolgen.

Daten in elektronischer Form

Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen nicht ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z.B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format).

Hinweis | Werden Rechnungen mittels Textverarbeitungsprogramm erstellt und wird die Maske mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben, ist es in diesem Fall nicht zu beanstanden, wenn das Doppel des Schreibens nur als Papierdokument aufbewahrt wird.

Die elektronischen Bearbeitungsvorgängesind zu protokollieren und mit dem elektronischen Dokument zu speichern, damit die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit des Originalzustands und seiner Ergänzungen gewährleistet ist.

Verfahrensdokumentation

Es muss für jedes Datenverarbeitungssystem (DV-System) eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

Beachten Sie | Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.

Status quo und Ausblick

Derzeit beschränkt sich der Datenzugriff der Betriebsprüfer häufig auf den maschinellen Datenträger, der die Buchführungsdaten enthält. Zukünftig wird sich der Fokus voraussichtlich (auch) auf die vorgelagerten Systeme (z.B. Zeiterfassung und Kassensysteme) richten. Es gilt also auch hier, „finanzamtssicher“ zu sein.

Wichtig | Ein Nichtbeachten der neuen GoBD kann bei Betriebsprüfungen zu erheblichen Problemen führen. Im Extremfall ist eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen möglich.

Quelle | BMF-Schreiben vom 14.11.2014, Az. IV A 4 – S 0316/13/10003; DStV-Verbändeforum EDV „GoBD – Änderungsbedarf in einem Kerngeschäft“ vom 27.2.2015

Unter dem Titel „Gesetz zur Umsetzung der Protokollerklärung zum Gesetz zur Anpassung der Abgabenordnung an den Zollkodex der Union und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften“ wurde jüngst der Entwurf eines Jahressteuergesetzes 2016 veröffentlicht. Hinzuweisen ist hier insbesondere auf die Abschaffung der Funktionsbenennung beim Investitionsabzugsbetrag.

Hintergrund: Unter gewissen Voraussetzungen können Steuerpflichtige für die künftige Anschaffung oder Herstellung eines abnutzbaren beweglichen Wirtschaftsguts des Anlagevermögens bis zu 40 Prozent der voraussichtlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten gewinnmindernd abziehen (Investitionsabzugsbetrag). Dies führt zu einer Steuerstundung, wodurch Mittel angespart werden können, um die Finanzierung von Investitionen zu erleichtern.

Nach derzeitiger Rechtslage muss das begünstigte Wirtschaftsgut seiner Funktion nach benannt werden. Schafft der Unternehmer später ein funktionell anderes Wirtschaftsgut an (z.B. Lkw anstatt Pkw), muss der Investitionsabzugsbetrag im Jahr der ursprünglichen Geltendmachung mit der entsprechenden Zinswirkung aufgelöst werden.

Zukünftig sollen Steuerpflichtige ohne weitere Angaben Abzugsbeträge bis zu einem Höchstbetrag von unverändert 200.000 EUR gewinnmindernd abziehen können. Die Abzugsbeträge müssen nach amtlich vorgeschriebenen Datensätzen durch Datenfernübertragung an das Finanzamt übermittelt werden. Eine Angabe, welche Investitionen beabsichtigt sind, ist nicht mehr notwendig.

Beachten Sie | Die Neuregelung soll erstmals für nach dem 31.12.2015 endende Wirtschaftsjahre gelten. Im Regelfall kann von der Abschaffung der Funktionsbenennung also erstmals im Jahresabschluss 2016 profitiert werden.

Quelle | Gesetzentwurf zur Umsetzung der Protokollerklärung zum Gesetz zur Anpassung der Abgabenordnung an den Zollkodex der Union und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften vom 25.3.2015

Ende Januar hatte das Bundesministerium der Finanzen zum Forum „E-Bilanz“ eingeladen. Im Mittelpunkt standen nach Angaben des Deutschen Steuerberaterverbandes der Sachstandsbericht über die Entwicklung des Projekts „E-Bilanz“ sowie die bereits gewonnenen Erfahrungen bei der Übermittlung der E-Bilanzen.

Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung mussten grundsätzlich erstmals für das Wirtschaftsjahr 2013 – also regelmäßig im Jahr 2014 – elektronisch übermittelt werden. Für das Wirtschaftsjahr 2012 war die Abgabe in Papierform noch zulässig. Dieses drückte sich auch in der Anzahl der E-Bilanzen aus. Wurden in 2013 noch weniger als 50.000 E-Bilanzen an die Finanzverwaltung übertragen, stieg deren Zahl im Jahr 2014 auf über eine Million an.

Beachten Sie | Auch die elektronische Abgabe der Ergänzungs- und Sonderbilanzen für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2014 beginnen, ist nunmehr verpflichtend.

Überrascht zeigte sich die Finanzverwaltung, so der Deutsche Steuerberaterverband, dass viele Übermittler die Minimalstrategie wählen und somit so wenig Daten wie möglich zur Verfügung stellen. Im Vergleich zum reinen „­Papierzeitalter“ ist die übermittelte Datenmenge deutlich zurückgegangen. Durch verstärkte Nachfragen kommt es in der Folge zu einem verwaltungsseitigen Mehraufwand.

Quelle | DStV, Mitteilung vom 3.2.2015 „E-Bilanz: BMF informiert über den aktuellen Sachstand“

Selbstständige Ärzte werden grundsätzlich auch dann freiberuflich und nicht gewerblich tätig, wenn sie ärztliche Leistungen von angestellten Ärzten erbringen lassen. Voraussetzung ist jedoch, dass sie die Voruntersuchungen bei den Patienten durchführen, für den Einzelfall die Behandlungsmethode festlegen und sich die Behandlung „problematischer Fälle“ vorbehalten, so der Bundesfinanzhof.

Sachverhalt
Eine Gemeinschaftspraxis für Anästhesie mit einem mobilen Anästhesiebetrieb erbrachte ihre Leistungen auch unter Mithilfe einer angestellten Ärztin. Eine Voruntersuchung und die sich daraus ergebende Entscheidung über die Behandlungsmethode erfolgte indes in jedem Einzelfall durch einen Gesellschafter der Praxis (Praxisinhaber). Die eigentliche Anästhesie führte nach den Voruntersuchungen dann in einfach gelagerten Fällen auch die angestellte Ärztin ohne Aufsicht durch einen Praxisinhaber durch.

Das Finanzamt sah die Tätigkeit der Gemeinschaftspraxis wegen Beschäftigung der angestellten Ärztin nicht als freiberufliche Tätigkeit der Gesellschafter an und forderte Gewerbesteuer – allerdings zu Unrecht, wie der Bundesfinanzhof entschied.

Die Mithilfe qualifizierten Personals ist für die Freiberuflichkeit des Berufsträgers auch im Bereich der ärztlichen Tätigkeit unschädlich, wenn dieser bei der Erledigung der einzelnen Aufträge aufgrund eigener Fachkenntnisse leitend und eigenverantwortlich tätig wird. Diesen Anforderungen genügt eine patientenbezogene regelmäßige und eingehende Kontrolle der Tätigkeit des angestellten Fachpersonals.

Wollte man – wie die Finanzverwaltung – darüber hinaus die unmittelbare Ausführung der Anästhesietätigkeit durch die Gesellschafter verlangen, würde man den Einsatz fachlich vorgebildeten Personals im Bereich der Heilberufe faktisch ausschließen und damit die Anforderungen des Gesetzes überdehnen, so der Bundesfinanzhof.

Praxishinweis | Abzugrenzen sind dabei nach wie vor die Fälle, in denen die Vielzahl der angestellten Ärzte und der durchzuführenden Untersuchungen eine laufende Überwachung faktisch unmöglich machen oder in denen eine Überwachung daran scheitert, dass der Praxisinhaber nicht dieselbe Qualifikation wie der angestellte Arzt hat.

Quelle | BFH-Urteil vom 16.7.2014, Az. VIII R 41/12

Vergibt ein Unternehmen Aufträge an eine Werbeagentur, die in der Rechtsform einer offenen Handelsgesellschaft (OHG) geführt wird, muss es keine Künstlersozialabgabe abführen.

Das Bundessozialgericht hat nämlich aktuell entschieden, dass Zahlungen an eine OHG nicht als Entgelt für selbstständige Künstler im Sinne von § 25 Abs. 1 Satz 1 Künstlersozialversicherungsgesetz anzusehen sind.

Hinweis | Auch Zahlungen an juristische Personen (z.B. GmbH), KG sowie GmbH & Co. KG sind nicht abgabepflichtig.

Quelle | BSG-Urteil vom 16.7.2014, Az. B 3 KS 3/13 R, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 142916

Erhält ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber einen Pkw, den er nicht nur für Privatfahrten, sondern auch im Rahmen einer selbstständigen Arbeit nutzt, können keine fiktiven Betriebsausgaben abgezogen werden. Das hat das Finanzgericht Münster entschieden.

Im Streitfall lagen keine Betriebsausgaben vor, da der Unternehmensberater für das Fahrzeug weder Ausgaben noch Aufwand getragen hat.

Darüber hinaus kann der wegen der Ein-Prozent-Regel erfasste Sachbezug nicht (auch nicht anteilig) als fiktive Betriebsausgaben berücksichtigt werden. Dieser Sachbezug erfasst nämlich lediglich die private Nutzung und nicht die Nutzung des Fahrzeugs in einem anderen Betrieb.

Nach Auffassung des Finanzgerichts Münster hätte ein derartiger betrieblicher Verbrauch des Nutzungsvorteils allenfalls dann in Betracht kommen können, soweit bei den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit noch ein weiterer Sachbezug für die betriebliche Nutzung des Fahrzeugs versteuert worden wäre. Dieser Sachbezug hätte gegebenenfalls im Rahmen der selbstständigen Tätigkeit „verbraucht” werden können. Dies war allerdings hier nicht der Fall.

Hinweis | Da höchstrichterlich noch nicht eindeutig geklärt ist, inwiefern die Nutzung eines vom Arbeitgeber gestellten Pkw zu Betriebsausgaben in einem anderen Betrieb des Steuerpflichtigen führt, wurde die Revision zugelassen.

Quelle | FG Münster, Urteil vom 26.9.2014, Az. 11 K 246/13 E, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 143311

Durch sachverhaltsgestaltende Maßnahmen können Unternehmen zumindest in einem gewissen Rahmen Einfluss auf den Gewinnausweis des jeweiligen Geschäftsjahres nehmen.

Bilanzierende Unternehmer erreichen eine Gewinnverschiebung z.B. dadurch, dass sie Lieferungen erst später ausführen oder anstehende Reparaturen und Beratungsleistungen vorziehen. Erfolgt die Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung, reicht zur Gewinnverlagerung die Steuerung der Zahlungen über das Zu- und Abflussprinzip. Dabei ist die Zehn-Tage-Regel zu beachten, wonach regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben innerhalb dieser Frist dem Jahr der wirtschaftlichen Zugehörigkeit zuzurechnen sind.

Für geringwertige Wirtschaftsgüter, deren Anschaffungskosten nicht mehr als 410 EUR (netto) betragen, ist der sofortige Betriebsausgabenabzug möglich. Betragen die voraussichtlichen Anschaffungskosten mehr als 410 EUR, aber nicht mehr als 683 EUR, ist über den Investitionsabzugsbetrag eine Steuergestaltung möglich.

Beispiel
In 2015 soll ein Notebook für 680 EUR (netto) angeschafft werden. In 2014 wird ein Investitionsabzugsbetrag in Höhe von 272 EUR (40 % von 680 EUR) steuermindernd geltend gemacht. Wird das Notebook in 2015 für 680 EUR angeschafft, verringern sich die Anschaffungskosten um 272 EUR, sodass ein Betrag von 408 EUR verbleibt, für den in 2015 ein sofortiger Betriebsausgabenabzug erfolgen kann.

Der Investitionsabzugsbetrag ermöglicht die Verlagerung von Abschreibungspotenzial in Wirtschaftsjahre vor der Anschaffung bzw. Herstellung der begünstigten Wirtschaftsgüter und bewirkt eine zinslose Steuerstundung. Die Leistungsfähigkeit wird dadurch nicht berührt. Unterhaltsrechtlich ist der steuermindernde Abzugsbetrag demzufolge nicht zu berücksichtigen und dem Gewinn hinzuzurechnen, so der Bundesfinanzhof in einem aktuellen Urteil.

Unterhaltsaufwendungen können nur dann als außergewöhnliche Belastungen berücksichtigt werden, wenn sie in einem angemessenen Verhältnis zum Nettoeinkommen des Leistenden stehen. Zum Nettoeinkommen gehören im Wesentlichen alle steuerpflichtigen Einkünfte und alle steuerfreien Einnahmen. Dabei ist das Nettoeinkommen um einen Investitionsabzugsbetrag zu erhöhen.

Beachten Sie | Erst im Zeitpunkt der gewinnerhöhenden Hinzurechnung bzw. im Fall der Rückgängigmachung der jeweiligen Fördermaßnahme beeinflussen die entsprechenden steuerlichen Auswirkungen nach der Entscheidung des Bundesfinanzhofs das Unterhaltsrecht.

Weiterführender Hinweis

Bei Selbstständigen, deren Einkünfte naturgemäß stärkeren Schwankungen unterliegen, ist die Berechnung der abziehbaren Unterhaltsleistungen auf der Grundlage eines Dreijahreszeitraums vorzunehmen. Dies hat der Bundesfinanzhof in 2012 entschieden.

Quelle | BFH-Urteil vom 6.2.2014, Az. VI R 34/12, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 142064; BFH-Urteil vom 28.3.2012, Az. VI R 31/11